کارهای تکراری تیم را کمتر کنید.

پیش از انتخاب ابزار، خود کار را بررسی می‌کنیم.

ممکن است بخشی از کار تیم در پیام‌ها انجام شود، بخشی در فایل‌ها و بخشی هم به پیگیری افراد وابسته باشد. برای پیشنهاد ابزار، باید این مراحل و ارتباطشان مشخص شوند.

یک کار را از شروع تا پایان دنبال می‌کنیم: اطلاعات کجا دوباره ثبت می‌شود، چه چیزی گم می‌شود و چه کسی مسئول تصمیم یا مرحلهٔ بعد است؟

• بررسی مراحل کار و مسئول هر مرحله
• پیدا کردن ثبت دوباره و جابه‌جایی دستی اطلاعات
• مشخص کردن دسترسی و مسئولیت داده‌ها
• انتخاب بین اتصال ابزارهای فعلی و ساخت ابزار

ابزاری که تیم بتواند هر روز با آن کار کند.

بسته به نیاز، ممکن است راه‌حل یک داشبورد داخلی، فرم و تأیید، ابزار پیگیری مشتری، گزارش مدیریتی یا اتصال میان ابزارهای فعلی باشد.

سطح دسترسی، مسئول هر مرحله و روش اصلاح خطا را هم مشخص می‌کنیم. تیم باید بداند اگر کار طبق روال معمول پیش نرفت، چطور آن را پیگیری کند.

• داشبورد و پرتال داخلی
• مدیریت ارتباط با مشتری و پیگیری درخواست‌ها
• مدیریت موجودی و محتوا
• تأیید، اعلان و گزارش
• اتصال API و ابزارهای بدون کدنویسی در صورت نیاز

مراحل خودکار باید قابل بررسی و اصلاح باشند.

مشخص می‌کنیم کدام مراحل می‌توانند خودکار شوند، نتیجهٔ هر مرحله کجا دیده می‌شود و چه زمانی تأیید یک نفر لازم است. برای خطاها و شرایط خاص هم روش پیگیری در نظر می‌گیریم.

به‌روزرسانی موجودی و محتوا در پروژهٔ Delux

در پروژهٔ Delux، معرفی خودروها، نسخه‌های زبان و راه تماس را در کنار کار روزانهٔ تیم در نظر گرفتیم. بخشی از پروژه، مشخص کردن روش به‌روزرسانی این اطلاعات و مسئولیت تیم بود.